De zaak die onlangs voor de rechter diende, draaide om een ondernemer die voorbelasting in aftrek wilde brengen op basis van ingediende facturen en kassabonnen. De Belastingdienst ging hier echter niet in mee, waarna de ondernemer naar de rechter stapte. De Rechtbank Zeeland-West-Brabant stelde de fiscus in het gelijk. De reden hiervoor was even helder als dwingend: de ondernemer kon niet concreet maken welke specifieke bedragen op de bonnen betrekking hadden op zijn belaste bedrijfsactiviteiten.
In het Nederlandse belastingstelsel rust de bewijslast voor de aftrek van btw volledig bij de ondernemer. U moet niet alleen de originele facturen of kassabonnen kunnen overleggen, maar ook kunnen aantonen dat de gemaakte kosten rechtstreeks zijn toe te rekenen aan uw belaste prestaties. Slaagt u hier niet in, dan vervalt het recht op aftrek. Dit kan achteraf leiden tot forse naheffingsaanslagen en eventuele boetes.
Veel ondernemers bewaren keurig alle bonnen, maar vergeten de noodzakelijke toelichting te registreren. Zeker bij gemengde uitgaven of kassabonnen van winkels waar zowel zakelijke als privé-aankopen gedaan kunnen worden, is extra alertheid geboden. De Belastingdienst kijkt kritisch mee en eist dat elke boeking herleidbaar is naar een zakelijke transactie die bijdraagt aan uw belaste omzet.
Tip
Zorg dat u bij elke kassabon of factuur direct noteert wat het zakelijke karakter van de uitgave is. Maakt u gebruik van scan-en-herkensoftware? Voeg dan altijd een korte omschrijving of het bijbehorende projectnummer toe aan de digitale boeking. Hiermee voorkomt u dat u jaren later, tijdens een controle, de details niet meer kunt reconstrueren.
Altijd Dichtbij!
Wilt u er zeker van zijn dat uw btw-administratie volledig aan de wettelijke eisen voldoet? De adviseurs van Partners in Finance Accountants helpen u graag bij het opzetten en controleren van een waterdichte administratie. Zo kunt u met een gerust hart ondernemen, wetende dat uw fiscale zaken optimaal zijn geregeld. Neem vrijblijvend contact met ons op via onze expertisepagina voor een persoonlijk adviesgesprek.
