Als werkgever zorgt u graag voor een gezonde en veilige werkomgeving voor uw medewerkers, ook als zij thuiswerken. Een ergonomische bureaustoel of een in hoogte verstelbaar bureau helpt fysieke klachten te voorkomen. De Belastingdienst stimuleert dit door gerichte vrijstellingen aan te bieden binnen de werkkostenregeling (WKR). Hierdoor gaan deze noodzakelijke arbovoorzieningen niet ten koste van uw vrije ruimte. Toch bleef er in de praktijk vaak een belangrijke vraag liggen: mag u medewerkers een vast budget toekennen waarmee zij zelf een verantwoorde werkplek uitkiezen?
De Kennisgroep van de fiscus heeft hier nu een helder en positief standpunt over ingenomen. Het werken met een maximumbudget voor arbovoorzieningen staat de gerichte vrijstelling niet in de weg. U mag uw medewerkers dus de vrijheid geven om binnen een reëel financieel kader zelf hun goedgekeurde bureaustoel of bureau aan te schaffen, zonder dat dit direct tot een fiscale naheffing leidt.
De spelregels voor de vrijstelling
Hoewel de Belastingdienst flexibel omgaat met de budgettering, blijven de basisvoorwaarden voor de arbovrijstelling onverminderd van kracht. Om aanspraak te maken op de gerichte vrijstelling, moet de voorziening daadwerkelijk voldoen aan de eisen van de Arbowet. Een willekeurige designstoel die niet aan de ergonomische normen voldoet, valt hier dus buiten. Daarnaast is het noodzakelijk dat u een arbo-beleid voert waarin de noodzaak van de thuiswerkvoorzieningen is vastgelegd. De medewerker mag de aangeschafte zaken bovendien niet zomaar voor privédoeleinden gebruiken; het zakelijke en functionele karakter moet leidend zijn.
Kiest een medewerker voor een luxere uitvoering die de grens van uw budget overschrijdt? Dan kunt u afspreken dat de medewerker het resterende bedrag zelf bijbetaalt. Dit deel boven het budget kan dan bijvoorbeeld met het nettoloon worden verrekend, mits dit vooraf duidelijk is vastgelegd en geaccordeerd.
Tip
Zorg ervoor dat u de spelregels rondom de thuiswerkplek en het beschikbare arbo-budget schriftelijk vastlegt in een helder personeelsreglement. Vraag uw medewerkers altijd om de originele facturen en productspecificaties te bewaren en bij u in te dienen. Hiermee kunt u bij een eventuele controle eenvoudig aantonen dat de vergoedingen daadwerkelijk zijn besteed aan goederen die aan de wettelijke arbo-eisen voldoen.
Altijd Dichtbij!
Het correct toepassen van de werkkostenregeling vraagt om een nauwkeurige inrichting van uw loonadministratie en arbeidsvoorwaarden. De adviseurs van Partners in Finance Accountants helpen u graag om uw thuiswerkregeling fiscaal optimaal en volledig compliant in te richten. Zo benut u alle fiscale mogelijkheden optimaal, zonder ongewenste risico’s. Wilt u weten hoe u dit budget het beste vormgeeft binnen uw organisatie? Neem gerust contact met ons op via onze expertisepagina voor een persoonlijk adviesgesprek.
